當所有人都在問「怎麼用 AI」，這個專案最關鍵的決策，是證明這裡不需要它

CHALLENGE 01

官網接不住的訂單，該去哪裡？

公司到實體展覽擺攤時，訂單一直靠手寫。 不是工作人員偏好紙本，而是現場沒有讓客人自行下單的入口；人潮一波接一波，只能先用最快的方法把訂單收下來。

我盤需求時先檢查最直接的解法：讓客人現場打開官網下單，行不行？ 結論是不行，因為會展訂單與官網訂單有三個關鍵差異：

• 價格不一樣。 會展售價低於官網售價，同一個商品放不了兩種價格。
• 回饋不能累積。 營運不希望會展客人累積會員紅利點數與年度消費金額——會展是短期活動客，累積進去會污染會員等級與回饋成本的計算。
• 出貨日綁死。 官網一個規格 ID 只對應一個出貨日，客人無法指定送達日期；但會展客人要的正是「我指定哪天到貨」。

因此會展需要一個獨立入口：活動可以自訂售價與商品組合，不計入紅利與年度消費，出貨日也由客人需求決定。

CHALLENGE 02

匯入之前那段人工，是哪來的？

收攤後，手寫單要先重打進 Excel；即使後台能匯入，出貨日仍把流程卡住。 舊功能會把「開始出貨日」設成匯入當下的時間，所以營運必須逐筆整理客人指定的日期，把整批訂單拆成多組，再分散到不同天匯入。

同一筆訂單會經過手寫、重打、日期分類與分批匯入四次人工。新設計讓客人在下單時直接指定到貨日或出貨區間，匯入時再寫入正式欄位。營運不必靠「在哪一天匯入」來湊出貨日，整批訂單可以一次完成。

CHALLENGE 03

全 AI 的提案，該不該照做？

當時公司正鼓勵大家找出能用 AI 改善的作業流程。 營運也認真提出第一版方案：讓客人在 LINE 裡用對話方式購物，把對話整理成表單，取代紙本；接著再用 computer use 讀取 Excel、模擬人工操作後台，自動建立訂單。

這個提案有想像力，也回應了公司的方向。但我重新看流程圖時發現：整條管線都在搬運系統原本就能接收的資料。

所以我沒有只評估「這個 AI 方案做不做得到」，而是回到更前面的問題：匯單這一步為什麼存在？ 因為客人沒有自行下單的入口，資料才必須從紙本搬到 Excel，再搬進後台。只要補上入口，整條搬運鏈就會消失：表單直接收資料，不再需要 AI 整理對話；沒有 Excel，也不必用 computer use 模擬人工點擊後台。

再往下拆兩層：

• 對話式購物比表單慢。 展場客人需要在三十秒內完成下單，一問一答只會增加等待。
• computer use 建單，是把確定性工作交給機率性系統。 系統已有可直接呼叫的建單程式；若改讓 AI 模擬人類點擊，不只路徑更繞，任何一次失誤都會變成一張真實訂單。

我的替代方案很簡單：做一個快速建單入口，讓客人自行填寫，後台一鍵匯入。 老闆最後拍板採用這條路。

DESIGN FEATURES

三個頁面的設計特點

系統本來就有建單能力，因此我們不重寫核心，只新增一個入口。 整個功能由三個頁面組成：

01 客人下單頁 — 三十秒下單走人。

手機優先，掃攤位 QR 進入、輸入活動代碼、選組合商品、直接指定到貨日（或選出貨區間）。溫層防呆做在源頭：混溫層的組合商品直接無法上架（填商品時檢查一次、上架時再檢查一次），而不是等出貨時才發現要拆單。

02 活動設定頁 — 一場展，一個活動。

組合商品、會展專屬售價、活動起訖日直接控制下單頁的開關，共用網址＋每場活動的專屬 QR。

03 活動訂單管理頁 — 錢的狀態永遠不跑在現實前面。

客人送出的是暫存單，預設未付款——既有的企業匯單功能預設已付款，這裡刻意反過來：展場是現場收款，營運刷過卡才手動切成已付款。確認後批次匯入成正式訂單；同時保留 28 欄的匯出備援，自動匯入若有一天壞掉，營運可以匯出檔案走人工上傳——自動化要有退路。

規劃階段，我用 AI 做出兩個可直接操作的 HTML 原型：客人下單頁與後台設定頁。需求會議不再對著簡報想像流程，而是現場走完一次；待確認事項也逐條對著原型收斂。

WHERE AI FITS

留在唯一適合它的一步

我沒有排除 AI，而是只把它放在沒有確定性路徑的地方。 全家冷凍取貨的門市選擇具有時效性，也沒有批次 API。這一段無法直接由程式串接，因此我們教營運用 computer use，讓 AI 逐筆模擬人工選店建單。這是整條流程裡唯一需要 AI 操作的部分。

RESULTS

新舊兩場展的實測對照

營運回饋「匯單時間大幅縮短」。為了確認改善幅度，我把新舊兩場展的訂單從正式資料庫撈出，直接比較時間戳。

舊流程實測（2025 秋季婦幼展，大場）：171 張訂單的匯入分散在 32 個不同日子，從十月初延續到十二月底，前後將近三個月。因為出貨日等於匯入日，每一批都得等到預定出貨那天，再由營運記得執行。資料也符合這個模式：匯入日對應的出貨日，幾乎都是當天或隔天。此外，展後將手寫單整理進 Excel，營運估計還需要約兩天。

新流程首次上場（2026 世貿蔬食展，首次參展、單量較小）：43 張訂單不再手寫或重打。展後主批 36 張在同一個下午、約一小時內匯完，高峰五分鐘匯入 25 張；同一批可混合不同出貨日，包含一張六天後出貨的訂單。展期中的零星單則當天匯入、隔天出貨，不再留下需要日後提醒自己處理的批次。

兩場展的量級不同，因此目前只能確認流程改善，還不能當成同量級比較。2026 秋季婦幼展會是新流程第一次承接大場，屆時才能用接近 171 張的訂單量直接驗證效益。

（口徑：兩場的數字都來自正式庫時間戳實測；「約兩天」的展後整理時間是營運估計。）

REFLECTION

這個案子替團隊校準了一件事

這個專案替團隊建立了一個更實用的判準：當題目是「怎麼用 AI」時，先確認問題與步驟是否值得保留，再選工具。後來營運也能主動分辨「這段用表單就好，那段才需要 AI」。相較於單一功能，這套判斷方式更能延伸到下一個流程。

STACK

技術架構

沿用既有建單服務（不重寫）、溫層自動判斷與拆單邏輯、活動暫存表、28 欄匯出備援、computer use（僅全家選店一步）。原型為兩個可操作的 HTML 頁面。

我負責流程設計、需求盤點、原型與 UAT；三個頁面由工程團隊開發。